INFORMÁCIE O SPRACÚVANÍ OSOBNÝCH ÚDAJOV
DATA PRIVACY INFORMATION
SmartRecruiters
English version below
Spoločnosť Deutsche Telekom IT & Telecommunications Slovakia s.r.o. a Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o. ako členovia skupiny Deutsche Telekom pripisujú veľký význam ochrane Vašich osobných údajov. V zmysle čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje Smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej len „GDPR“), by sme Vám radi poskytli nasledujúce informácie týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov.
Kto je prevádzkovateľom pri spracúvaní osobných údajov
Systém, ktorý používame, poskytuje spoločnosť SmartRecruiters GmbH, ktorá je naším sprostredkovateľom pri spracúvaní Vašich osobných údajov. Osobné údaje, ktoré nám poskytujete, spracúvajú spoločnosť Deutsche Telekom IT & Telecommunications Slovakia s.r.o., so sídlom: Žriedlová 13, 040 01 Košice, Slovenská republika, IČO: 52 934 039, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I., oddiel: Sro, vložka č.: 48210/V a spoločnosť Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o., so sídlom: Žriedlová 13, 040 01 Košice, Slovenská republika, IČO: 35 976 721, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Košice I., oddiel: Sro, vložka č.: 18094/V ako spoloční prevádzkovatelia. Spoloční prevádzkovatelia budú ďalej označovaní len ako „Prevádzkovateľ“ alebo „my“ alebo „nás“, resp. „Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia“. Osobné údaje sa spracúvajú v kontexte náboru na voľné pracovné pozície ako aj následného obsadzovania týchto voľných pracovných pozícií v rámci našich spoločností.
Kontaktné údaje na zodpovednú osobu Prevádzkovateľa
V súvislosti s akoukoľvek otázkou týkajúcou sa spracúvania Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom a uplatňovania Vašich práv v oblasti ochrany osobných údajov môžete kontaktovať našu zodpovednú osobu:
e-mailom: FMB_dataprivacy@t-systems.com
telefonicky: +421 901 903 258
Práva Vás ako dotknutej osoby
V súlade s GDPR má dotknutá osoba nasledujúce práva:
a) Právo na prístup k osobným údajom (o kategóriách spracovaných osobných údajov, o účeloch spracovania, o príjemcoch údajov, predpokladanej dobe uchovávania);
b) Právo opravu alebo doplnenie nepresných, neúplných osobných údajov;
c) Právo kedykoľvek odvolať súhlas s účinnosťou do budúcnosti a to zaslaním požiadavky na e-mailovú adresu: FMB_dataprivacy@t- systems.com;
d) Právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva na základe vyššie uvedeného oprávneného záujmu;
e) Právo na výmaz osobných údajov za podmienok stanovených v GDPR; v prípade, ak máte vytvorený Smartr profil, môžete toto právo uplatniť aj prostredníctvom príslušných položiek sekcie „Manage my application“ v Smartr profile;
f) Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov, ak výmaz nie je možný alebo povinnosť vymazania sa spochybňuje;
g) Právo na prenosnosť osobných údajov za podmienok stanovených v GDPR;
h) Právo podať sťažnosť dozornému orgánu, ktorým je Úradu na ochranu osobných údajov, Hraničná 12, 820 07, Bratislava 27, Slovenská republika, www.dataprotection.gov.sk
Spoloční prevádzkovatelia
Spoločnosti Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia sú pri spracúvaní Vašich osobných údajov realizovanom v zmysle tejto informácie o spracúvaní osobných údajov v pozícii spoločných prevádzkovateľov. Spoločnosti Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia za účelom vymedzenia podmienok spoločného spracúvania osobných údajov uzatvorili dohodu o spoločných prevádzkovateľoch. Dohoda obsahuje rozdelenie kompetencií pri spracúvaní Vašich osobných údajov realizovanom v zmysle tejto informácie o spracúvaní osobných údajov, pričom technická rovina spracúvania sa realizuje najmä prostriedkami spoločnosti Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o. Dohoda obsahuje tiež špecifikáciu organizačných a technických opatrení, ktoré sú prijaté s cieľom zaistenia primeranej úrovne bezpečnosti spracúvania Vašich osobných údajov. Dohoda tiež obsahuje mechanizmus riešenia zodpovednostných vzťahov medzi oboma spoločnosťami Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia.
Na základe dohody o spoločných prevádzkovateľoch bude výkon Vami uplatnených práv realizovať spoločnosť Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o. Ako dotknutá osoba si však môžete Vaše práva uplatniť u ktorejkoľvek zo spoločností Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia, a to telefonicky / e-mailom na kontaktných údajoch uvedených vyššie v sekcii „Kontaktné údaje na zodpovednú osobu Prevádzkovateľa“, alebo písomne na adrese spoločností uvedených v sekcii „Kto je prevádzkovateľom pri spracúvaní osobných údajov“ tejto informácie o spracúvaní osobných údajov.
V akých situáciách spracúvame vaše osobné údaje
Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných situáciách:
I. v súvislosti s realizáciou výberového konania na voľné pracovné pozície Prevádzkovateľa,
II. v súvislosti s Vaším zaradením do Deutsche Telekom komunít (platí len v prípade, ak ste nám udelili súhlas na Vaše zaradenie do komunít), a
III. v súvislosti s vytvorením Vášho zamestnaneckého konta v systéme SmartRecruiters.
Podrobné informácie o spracúvaní Vašich osobných informácií v kontexte každej z vyššie uvedených situácií nájdete nižšie v oddieloch I. a II. tejto informácie o spracúvaní osobných údajov.
I. Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s realizáciou výberového konania na voľné pracovné pozície Prevádzkovateľa
Aké osobné údaje spracúvame
Spracúvame nasledovné kategórie osobných údajov dotknutej osoby:
- identifikačné údaje a kontaktné údaje (ako napr. meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo),
- profesný profil osoby na vybraných sociálnych sieťach LinkedIn, Facebook (ako napr. názov profilu, geografické pôsobisko osoby, aktuálna pracovaná pozícia osoby a profesné zameranie osoby),
- údaje o vzdelaní,
- údaje o profesnej histórii,
- údaje skúsenostiach a zručnostiach vo vzťahu k príslušným pracovným pozíciám, resp. profesnénu profilu osoby,
- ďalšie údaje nevyhnutné na realizáciu pracovnej ponuky zo strany Prevádzkovateľa,
- ďalšie údaje nevyhnutné na realizáciu procesu výberového konania na príslušnú pracovnú pozíciu.
Vaše osobné údaje spracúvame v kontexte realizácie výberových konaní v nasledovných prípadoch
a) Vyhľadávanie a oslovovanie vhodných kandidátov
Prevádzkovateľ môže spracúvať Vaše osobné údaje v kontexte vyhľadávania vhodných kandidátov na voľné pracovné pozície Prevádzkovateľa. Vyhľadávanie sa realizuje najmä prostredníctvom získavania voľne dostupných informácií z profesných profilov kandidátov na sociálnych sieťach LinkedIn a Facebook.
Spracúvajú sa kategórie osobných údajov ako napr. identifikačné údaje kandidáta, názov profilu kandidáta, geografické pôsobisko kandidáta, aktuálna pracovná pozícia, profesné zameranie kandidáta a kontaktné údaje. V prípade vyhodnotenia kandidáta ako potenciálne vhodného uchádzača na príslušnú pracovnú pozíciu je kandidát zo strany Prevádzkovateľa oslovený s ponukou získania informácií o príslušnej pracovnej pozícii za účelom jeho rozhodnutia o možnosti uchádzať sa o predmetnú pracovnú pozíciu.
b) Referencia tretej strany - referovaná osoba, referujúca osoba
Prevádzkovateľ môže spracúvať Vaše osobné údaje v kontexte vyhľadávania vhodných kandidátov na voľné pracovné pozície Prevádzkovateľa aj v prípade, ak získa referenciu na Vás od tretej osoby (referovaná osoba) alebo ak ste touto treťou osobou, ktorá poskytuje referenciu (referujúca osoba).
V prípade, ak ste referovaná osoba, spracúvame o Vás kategórie osobných údajov ako napr. identifikačné údaje kandidáta, geografické pôsobisko kandidáta, aktuálna pracovaná pozícia, profesné zameranie kandidáta, kontaktné údaje ako ďalšie údaje týkajúce sa pracovnej histórie, skúseností a zručností a profesného profilu kandidáta. V prípade vyhodnotenia kandidáta ako potenciálne vhodného uchádzača na príslušnú pracovnú pozíciu je kandidát zo strany Prevádzkovateľa oslovený s ponukou získania informácií o príslušnej pracovnej pozícii za účelom jeho rozhodnutia o možnosti uchádzať sa o predmetnú pracovnú pozíciu.
Na základe získanej referencie a nášho rozhodnutia môžeme nahrať Vaše referované osobné údaje do nášho systému na správu uchádzačov o pracovné pozície. Následne Vás e-mailom kontaktujeme so žiadosťou o aktiváciu Vašej žiadosti o predmetnú pracovnú pozíciu. V prípade, ak žiadosť do 30 dní neaktivujete, Vaše referované osobné údaje zmažeme a nebudeme ich žiadnym iným spôsobom ďalej spracúvať. V prípade, ak ste referujúca osoba, spracúvame o Vás kategórie osobných údajov ako napr. identifikačné údaje.
c) Odporúčanie personálnej agentúry
Prevádzkovateľ môže spracúvať Vaše osobné údaje v kontexte vyhľadávania vhodných kandidátov na voľné pracovné pozície Prevádzkovateľa aj v prípade, ak získa referenciu na Vás od personálnej agentúry, ktorej ste Vaše osobné údaje predtým poskytli s cieľom uchádzania sa o prijatie do zamestnania u tretích osôb – klientov personálnej agentúry.
Spracúvajú sa kategórie osobných údajov ako napr. identifikačné údaje kandidáta, geografické pôsobisko kandidáta, aktuálna pracovaná pozícia, profesné zameranie kandidáta, kontaktné údaje ako aj ďalšie údaje týkajúce sa pracovnej histórie, skúseností a zručností a profesného profilu kandidáta.
Následne Vás e-mailom kontaktujeme so žiadosťou o potvrdenie Vášho záujmu o predmetnú pracovnú pozíciu. V prípade, ak Váš záujem do 30 dní nepotvrdíte, Vaše osobné údaje nebudeme v kontexte predmetnej pracovnej pozície ďalej spracúvať. Vaše osobné údaje však budeme spracúvať v kontexte vedenia zoznamu uchádzačov odporučených pracovnou agentúrou, a to počas doby uchovávania špecifikovanej nižšie v tomto dokumente.
d) Uchádzanie sa o predmetnú pracovnú pozíciu
Pokiaľ sa uchádzate o konkrétnu pracovnú pozíciu, Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje v kontexte realizácie procesu obsadzovania tejto pracovnej pozície.
Spracúvajú sa osobné údaje získané od Vás prostredníctvom vyplnenia príslušného formuláru pre podanie žiadosti o zaradenie do procesu pre obsadenie predmetnej pracovnej pozície, údaje obsiahnuté vo Vašom Smartr profile (ak je vytvorený), ako aj ďalšie údaje získané v kontexte výberového procesu pre obsadenie predmetnej pracovnej pozície. Spracúvajú sa osobné údaje týkajúce sa identifikačných a kontaktných údajov kandidáta, geografické pôsobisko kandidáta, pracovná história a pracovné pozície kandidáta, profesné zameranie kandidáta, údaje o skúsenostiach a zručnostiach vo vzťahu k príslušným pracovným pozíciám, resp. profesnému profilu kandidáta.
V procese obsadzovania predmetnej pracovnej pozície využívame tiež funkcionalitu Smart Assistant nášho sprostredkovateľa Smart Recuiters, ktorá nám pomáha lepšie posúdiť vhodnosť jednotlivých kandidátov na príslušnú pracovnú pozíciu, a to na základe informácií získaných od jednotlivých uchádzačov a informácií získaných zo Smartr profilu týchto uchádzačov.
V závislosti od obsadzovanej predmetnej pozície môžeme od Vás získavať osobné údaje aj prostredníctvom modulu HireVue. Informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov v module HireVue Vám bude poskytnuté pred samotným začatím spracúvania Vašich osobných údajov v tomto module.
Účel a právny základ spracúvania
Osobné údaje spracúvame v rámci účelu Realizácie výberových konaní.
V kontexte činností Vyhľadávanie a oslovovanie vhodných kandidátov a Referencia tretej strany - referovaná osoba, referujúca osoba sa osobné údaje spracúvajú na právnom základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR. Oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je záujem na vyhľadaní a oslovení kandidátov vhodných na uvedenú pracovnú pozíciu.
V kontexte činnosti Uchádzanie sa o predmetnú pracovnú pozíciu sa osobné údaje spracúvajú na právnom základe plnenia zmluvy, ktorej zmluvnou stranou ste Vy ako dotknutá osoba v zmysle článku 6 ods. 1 písm. b) GDPR.
Doba uchovávania Vašich osobných údajov
Osobné údaje sú spracúvané po dobu nevyhnutnú na realizáciu úkonov obsadenie predmetnej pracovnej pozície.
Príjemcovia osobných údajov
Príjemcami osobných údajov sú členské spoločnosti skupiny SmartRecruiters Gmbh a ich subdodávatelia (vrátane spoločností zo skupiny MailGun), ako aj ďalší príjemcovia LinkedIn, HireVue Inc., personálne agentúry (v prípade odporúčania potenciálnych kandidátov). Mailgun zabezpečuje e-mailovú funkcionalitu medzi kandidátmi a spoločnosťami Deutsche Telekom v systéme SmartRecruiters.
Prenosy osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie
V kontexte spracúvania môže dôjsť z dôvodu výkonu nevyhnutnej technickej podpory k prístupu spoločnosti Mailgun, San Antonio, Spojené štáty americké ku kontaktným osobným údajov.
Primeraná úroveň ochrany vašich osobných údajov spracúvaných v tretej krajine je zabezpečená prijatím primeraných záruk ochrany prostredníctvom uzavretia štandardných doložiek o ochrane údajov v súlade s čl. 46 bod 1 písmeno c) GDPR.
Informácia, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy
Poskytnutie osobných údajov Prevádzkovateľovi je zmluvnou požiadavkou (predzmluvné vzťahy), ktorá je potrebná na zaradenie do výberového procesu na predmetnú pracovnú pozíciu.
Informácia, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj možné dôsledky neposkytnutia takýchto údajov
Dotknutá osoba nie je povinná poskytnúť osobné údaje Prevádzkovateľovi. V prípade neposkytnutia osobných údajov nebude možné dotknutú osobu zaradiť medzi uchádzačov o predmetnú pracovnú pozíciu u Prevádzkovateľa.
Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania
Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania, v zmysle článku 22 GDPR, sa nevykonáva.
II. Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s Vaším zaradením do Deutsche Telekom komunít
Aké osobné údaje spracúvame
Spracúvame nasledovné kategórie osobných údajov dotknutej osoby:
- identifikačné údaje a kontaktné údaje (ako napr. meno a priezvisko, e-mailová adresa, telefónne číslo),
- profesný profil osoby na vybraných sociálnych sieťach LinkedIn, Facebook (ako napr. názov profilu, geografické pôsobisko osoby, aktuálna pracovaná pozícia osoby a profesné zameranie osoby),
- údaje o vzdelaní,
- údaje o profesnej histórii,
- údaje skúsenostiach a zručnostiach vo vzťahu k príslušným pracovným pozíciám, resp. profesnému profilu osoby,
- ďalšie údaje nevyhnutné na realizáciu pracovnej ponuky zo strany Prevádzkovateľa,
- ďalšie údaje nevyhnutné na realizáciu procesu výberového konania na príslušnú pracovnú pozíciu.
Vaše osobné údaje spracúvame v kontexte Vášho zaradenia do Deutsche Telekom komunít v nasledovných prípadoch
a) Zaradenie do Deutsche Telekom komunít
Na základe Vášho predchádzajúceho súhlasu Vás zaradíme do vybraných Deutsche Telekom komunít, ktoré združujú osoby so špecifickým profesným zameraním a/alebo špecifickými profesnými cieľmi.
V rámci Deutsche Telekom komunít spracúvame osobné údaje týkajúce sa Vašich identifikačných a kontaktných údajov, geografického pôsobiska, pracovnej histórie a pracovných pozícií, profesného zamerania, údajov o skúsenostiach a zručnostiach vo vzťahu k príslušným pracovným pozíciám, resp. profesnému profilu.
b) Zasielanie informácií súvisiacich s činnosťou Deutsche Telekom komunít formou e-mailových notifikácií
V prípade, ak sme Vás na základe Vášho predchádzajúceho súhlasu zaradili do vybraných Deutsche Telekom komunít, z času na čas Vám budeme zasielať informácie týkajúce sa činnosti týchto komunít.
V tomto kontexte spracúvame osobné údaje týkajúce sa Vašich identifikačných a kontaktných údajov, geografického pôsobiska, pracovnej histórie a pracovných pozícií, profesného zamerania, údajov o skúsenostiach a zručnostiach vo vzťahu k príslušným pracovným pozíciám, resp. profesnému profilu.
V prípade, že nesúhlasíte so zasielaním e-mailových notifikácií týkajúcich sa príslušnej Deutsche Telekom komunity, môžete sa z príslušných e-mailových notifikácií odhlásiť, a to kliknutím na link „unsuscribe“ nachádzajúci sa v dolnej časti predmetnej emailovej notifikácie, alebo zaslaním tejto požiadavky na e-mailovú adresu uvedenú v sekcii „Kontaktné údaje na zodpovednú osobu Prevádzkovateľa“ vyššie v tejto Informácii o spracúvaní osobných údajov.
Účel a právny základ spracúvania
Osobné údaje spracúvame v rámci účelu Vedenie evidencie uchádzačov o zamestnanie. Osobné údaje sa spracúvajú na právnom základe Vášho súhlasu v zmysle článku 6 ods. 1 písm. a) GDPR.
Doba uchovávania Vašich osobných údajov
Osobné údaje sú spracúvané po dobu udelenia súhlasu, t. j. po dobu 24 mesiacov od jeho udelenia, alebo do doby Vášho odvolania súhlasu. V prípade, že sa budete uchádzať o viacero pracovných pozícií po sebe, a v tomto kontexte nám udelíte súhlas so zaradením do Deutsche Telekom komunity, doba platnosti už predtým udeleného súhlasu sa predĺži o ďalších 24 mesiacov v zmysle tohto posledného udeleného súhlasu.
Súhlas so zaradením do Deutsche Telekom komunít (prípadne ktorejkoľvek z komunít) môžete kedykoľvek odvolať, a to prostredníctvom zaslania e-mailovej správy na e-mailovú adresu uvedenú v sekcii „Kontaktné údaje na zodpovednú osobu Prevádzkovateľa“ vyššie v tejto Informácii o spracúvaní osobných údajov. Odvolaním súhlasu zároveň zrušíte aj odber e-mailových notifikácií, ktoré sa viažu na príslušné Deutsche Telekom komunity.
Príjemcovia osobných údajov
Príjemcami osobných údajov sú členské spoločnosti skupiny SmartRecruiters Gmbh a ich subdodávatelia (vrátane spoločností zo skupiny MailGun), ako aj ďalší príjemcovia LinkedIn, HireVue Inc. Mailgun zabezpečuje e-mailovú funkcionalitu medzi kandidátmi a spoločnosťami Deutsche Telekom v systéme SmartRecruiters.
Prenosy osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie
V kontexte spracúvania môže dôjsť z dôvodu výkonu nevyhnutnej technickej podpory k prístupu spoločnosti Mailgun, San Antonio, Spojené štáty americké ku kontaktným osobným údajov.
Primeraná úroveň ochrany vašich osobných údajov spracúvaných v tretej krajine je zabezpečená prijatím primeraných záruk ochrany prostredníctvom uzavretia štandardných doložiek o ochrane údajov v súlade s čl. 46 bod 1 písmeno c) GDPR.
Informácia, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy
Poskytnutie osobných údajov Prevádzkovateľovi je požiadavkou, ktorá je potrebná na zaradenie do zoznamu uchádzačov o zamestnanie u Prevádzkovateľa - t. j. do vybraných Deutsche Telekom komunít.
Informácia, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj možné dôsledky neposkytnutia takýchto údajov
Poskytnutie osobných údajov Prevádzkovateľovi je požiadavkou, ktorá je potrebná na zaradenie do zoznamu uchádzačov t. j. do vybraných Deutsche Telekom komunít. Dotknutá osoba nie je povinná poskytnúť osobné údaje Prevádzkovateľovi. V prípade neposkytnutia osobných údajov nebude možné dotknutú osobu zaradiť medzi uchádzačov o zamestnanie u Prevádzkovateľa a do vybraných Deutsche Telekom komunít.
Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania
Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania, v zmysle článku 22 GDPR, sa nevykonáva.
III. Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vytvorením Vášho zamestnaneckého konta v systéme SmartRecruiters
Aké osobné údaje o Vás ako o dotknutej osoby spracúvame
Pri Vašom využívaní zamestnaneckého konta v systéme SmartRecruiters spracúvame nasledovné kategórie Vašich osobných údajov:
- identifikačné údaje (meno, priezvisko),
- pracovný e-mail,
- ďalšie kontaktné údaje (pracovná adresa, pracovné telefónne čísla), ak si ich do systému dobrovoľne nahráte,
- fotografia, ak si ju do systému dobrovoľne nahráte,
- prihlasovacie údaje do systému SmartRecruiters.
Účel a právny základ spracúvania
Osobné údaje spracúvame v rámci účelu Realizácie výberových konaní na právnom základe oprávneného záujmu Prevádzkovateľa v zmysle článku 6 ods. 1 písm. f) GDPR.
Oprávneným záujmom Prevádzkovateľa je záujem vytvorení a prevádzkovaní zamestnaneckých kont v systéme SmartRecruiters s cieľom sprístupnenia zamestnancom Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia možnosť uchádzať sa o vybrané pracovné pozície resp. možnosť referovať tretie osoby na pracovné pozície.
Doba uchovávania Vašich osobných údajov
Vaše osobné údaje sú v systéme SmartRecruiters spracúvané po dobu existencie Vášho zamestnaneckého konta v systéme Smart Recrutiters, najdlhšie však po dobu trvania Vášho pracovného pomeru s Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia.
Príjemcovia osobných údajov
Príjemcami osobných údajov sú členské spoločnosti skupiny SmartRecruiters Gmbh a ich subdodávatelia (vrátane spoločností zo skupiny MailGun), ako aj ďalší príjemcovia LinkedIn, HireVue Inc., personálne agentúry (v prípade odporúčania potenciálnych kandidátov). Mailgun zabezpečuje e-mailovú funkcionalitu medzi kandidátmi a spoločnosťami Deutsche Telekom v systéme SmartRecruiters.
Prenosy osobných údajov do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie
V kontexte spracúvania môže dôjsť z dôvodu výkonu nevyhnutnej technickej podpory k prístupu spoločnosti Mailgun, San Antonio, Spojené štáty americké ku kontaktným osobným údajov.
Primeraná úroveň ochrany vašich osobných údajov spracúvaných v tretej krajine je zabezpečená prijatím primeraných záruk ochrany prostredníctvom uzavretia štandardných doložiek o ochrane údajov v súlade s čl. 46 bod 1 písmeno c) GDPR.
Informácia, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy
Identifikačné osobné údaje a e-mail získava Prevádzkovateľ z iných účelov spracúvania. Poskytnutie ďalších kontaktných údajov a fotografie Prevádzkovateľovi nie je zmluvnou požiadavkou.
Informácia, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj možné dôsledky neposkytnutia takýchto údajov
Dotknutá osoba nie je povinná poskytnúť osobné údaje Prevádzkovateľovi. Identifikačné osobné údaje a e-mail získava Prevádzkovateľ ziných účelov spracúvania. V prípade neposkytnutia ďalších osobných údajov (ďalšie kontaktné údaje, fotografia) zo strany dotknutej osoby nebudú dané osobné údaje do systému SmartRecruiters nahrané.
Automatizované rozhodovanie, vrátane profilovania
Automatizované rozhodovanie vrátane profilovania, v zmysle článku 22 GDPR, sa nevykonáva.
Deutsche Telekom IT & Telecommunications Slovakia s.r.o. and Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o. as members of Deutsche Telekom Group attaches great importance to protect your personal data. Hereby we would like to inform you according to the Art. 13 of the Regulation of the European Parliament and the Council (EU) No. 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such a data (General Data Protection Regulation) (hereinafter as the „GDPR“) about processing your personal data.
Who is the controller on processing of personal data
The system we use is provided by the company SmartRecruiters GmbH, which is our data processor while processing your personal data. The personal data you provide to us is processed by the company Deutsche Telekom IT & Telecommunications Slovakia s.r.o., with registered seat: Žriedlová 13, 040 01 Košice, Company ID No.: 52 934 039, registered in the Commercial register held by District Court Košice I., section: Sro, file No.: 48210/V, and the company Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o., with registered seat: Žriedlová 13, 040 01 Košice, Company ID No.: 35 976 721, registered in the Commercial register held by District Court Košice I., section: Sro, file No.: 18094/V, as joint controllers. The joint controllers will be jointly hereinafter referred to as “Controller“ or “we“ or “us“ or „Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia“.
The personal data is processed in the context of recruitment for vacant job positions as well as the subsequent filling of these vacant job positions within our companies.
Contact details of the Data protection officer of the Controller
In the connection with any question regarding the processing of your personal data by the Controller and the exercise of your rights in the area of personal data protection, you can contact our Data protection officer:
by e-mail: FMB_dataprivacy@t-systems.com
by phone: +421 901 903 258.
Your rights as a data subject
In accordance with GDPR, the data subject has the following rights:
a) Right of access to personal data (on categories of personal data processed, processing purposes, data recipients, expected retention period);
b) Right to correct or complete inaccurate, incomplete personal data;
c) Right to withdraw consent at any time with effect for the future to the email address: FMB_dataprivacy@t-systems.com; if you have created a Smartr profile, you can also exercise this right thru the relevant items of the "Manage my application" section in the Smartr profile;
d) Right to object to processing of personal data, which are processed by the Controller based on above mentioned legitimate interest;
e) Right to erasure personal data under the conditions set out in the GDPR;
f) Right to restriction of processing of personal data where erasure is not possible or the erasure obligation is disputed;
g) Right to data portability under the condition set out in the GDPR;
h) Right to lodge a complaint with a supervisory authority, which is the OFFICE FOR PERSONAL DATA PROTECTION, Hraničná 12, 820 07, Bratislava 27, Slovenská republika, www.dataprotection.gov.sk
Joint controllers
When processing your personal data in accordance with this data privacy information, the Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia companies are in the position of joint controllers. The Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia companies concluded an agreement on joint controlling in order to define the conditions of joint processing of personal data. The agreement contains the division of competences in the processing of your personal data carried out in accordance with this data privacy information, while the technical level of processing is carried out mainly by resources of Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o. The agreement contains also a specification of organizational and technical measures that are implemented with the aim of ensuring an adequate level of security for the processing of your personal data. The agreement also contains a mechanism for resolving the liability relationships between the Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia companies.
Based on the agreement on joint controlling, the company Deutsche Telekom Systems Solutions Slovakia s.r.o. will be responsible for the exercise of your rights. As a data subject, you can exercise your rights at any of the Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia companies, by phone / e-mail at the contact details listed above in the section " Contact details of the Data protection officer of the Controller", or in writing at the address of the companies listed in the section " Who is the controller on processing of personal data" of this data privacy information.
What situations do we process your personal data in
We process your personal data in the following situations:
I. in connection with the realization of the hiring procedures for the Controller's vacant job positions,
II. in connection with your inclusion in the Deutsche Telekom communities (applies only in case you have given us consent for your inclusion in the communities), and
III. in connection with the creation of your employee account in the SmartRecruiters system.
You can find the detailed information about the processing of your personal information in the context of each of the above-described situations in sections I. and II. of this data privacy information.
I. Processing of personal data in connection with the realization of the hiring procedures for the Controller's vacant job positions
What personal data do we process
We process the following categories of personal data of you as a data subject:
- identification data and contact data (such as first and last name, e-mail address, telephone number),
- professional profile of the person on selected social networks LinkedIn, Facebook (such as profile name, geographical location of the person, current working position of the person and professional focus of the person),
- data on education,
- data on professional history,
- data on experience and skills in relation to the respective job positions or professional profile of the person,
- other data necessary for the realization of the job offer by the Controller,
- other data necessary for the performance of the hiring process for the relevant job position.
We process your personal data in the context of the realization of the hiring procedures in the following cases
a) Searching for and addressing suitable candidates
The Controller may process your personal data in the context of searching for suitable candidates for the Controller's vacant job positions. The search is mainly carried out by obtaining freely available information from the candidates' professional profiles on social networks LinkedIn, Facebook and from the candidate's Smartr profile on the Smart Recruiters website.
Categories of personal data are processed, such as identification data of the candidate, name of the candidate's profile, geographic location of the candidate, current job position, professional focus of the candidate and contact information. In case of evaluation of the candidate as a potentially suitable candidate for the relevant job position, the candidate is contacted by the Controller with an offer to obtain information about the relevant job position for the purpose of his / her decision on the possibility of applying for the respective job position.
b) Third party referral - referred person, referring person
The Controller may process your personal data in the context of searching for suitable candidates for the Controller's vacant job positions also if it receives a reference to you from a third party (referred person) or if you are this third person who provides a reference (referring person).
If you are a referred person, we process categories of personal data about you, such as identification data of the candidate, geographic location of the candidate, current position, professional focus of the candidate, contact information and additional data related to the candidate's work history, experience and skills, and professional profile. In case of evaluation of the candidate as a potentially suitable candidate for the relevant job position, the candidate is contacted by the Controller with an offer to obtain information about the relevant job position for the purpose of his / her decision on the possibility of applying for the respective job position.
Based on the received reference and our decision, we can upload your referenced personal data to our job applicant management system. Subsequently, we will contact you by an e-mail with a request to activate your application for the respective job position. If you do not activate the application within 30 days, we will delete your referenced personal data and will not process them in any other way.
If you are the referring person, we process categories of personal data about you, such as identification data.
c) Recommendation of personal agency
The Controller may process your personal data in the context of searching for suitable candidates for the Controller's vacant job positions also in the case that it receives a reference to you from a personnel agency, to which you previously provided your personal data with the aim to apply for employment with third parties - clients of the personnel agency.
We process categories of personal data about you, such as identification data of the candidate, geographic location of the candidate, current position, professional focus of the candidate, contact information and additional data related to the candidate's work history, experience and skills, and professional profile.
Subsequently, we will contact you by e-mail with a request to confirm your interest in the respective job position. If you do not confirm your interest within 30 days, we will not process your personal data further in the context of the respective job position. However, we will process your personal data in the context of maintaining a list of candidates recommended by the employment agency, during the retention period as specified below in this document.
d) Applying for the respective job position
If you are applying for a specific job position, the Controller processes your personal data in the context of the realization of the hiring process for this job position.
We process personal data obtained from you by filling in the relevant form for submitting a request to include you in the process for filling the respective job position, data included in your Smartr profile (if created), as well as other data obtained in the context of the hiring process for filling the respective job position. We process personal data related to the candidate's identification and contact data, the candidate's geographic location, the candidate's work history and job positions, the candidate's professional focus, data on experience and skills in relation to the relevant job positions or professional profile of the candidate.
In the process of filling the respective job position, we use the Smart Assistant functionality of our processor Smart Recuiters, which helps us to better assess the suitability of individual candidates for the respective job position, based on information obtained from the individual applicants and information obtained from the Smartr profile of these applicants.
Depending on the respective job position, we may also collect personal data from you via the HireVue module. Information about the processing of your personal data in the HireVue module will be provided to you before the processing of your personal data in this module begins.
Purpose and legal basis of processing
We process the personal data within the purpose of Realization of hiring procedures.
In the relation to the activities Searching for and addressing suitable candidates and Third party referral - referred person, referring person, the personal data is processed on the legal basis of the legitimate interest of the Controller in accordance with Article 6 section 1 letter f) of GDPR. The legitimate interest of the Controller is the interest in finding and contacting candidates suitable for the respective job position.
In the relation to the activity c) Applying for the respective job position, the personal data is processed on the legal basis of the or the performance of a contract to which the data subject is party in accordance with Article 6 section 1 letter b) of GDPR.
Storage period of your personal data
Personal data are processed for the time necessary to contact candidates for the respective job position or for the realization of actions to fill the respective job position.
The recipients of personal data
The recipients of personal data are the member companies of the SmartRecruiters Gmbh group and their subcontractors (including companies from MailGun group), as well as other recipients LinkedIn, HireVue Inc., recruitment agencies (in case of recommendation of potential candidates). Mailgun powers the email functionality between candidates and the Deutsche Telekom companies.
The transfer of personal data to a third country or international organization
In the context of the processing, the contact personal data may be accessed by the company MailGun, San Antonio, United States of America due to the performance of necessary technical support.
An adequate level of protection of your personal data processed in a third country is ensured by the adoption of adequate protection guarantees through the conclusion of standard data protection clauses in accordance with Article 46 section 1 letter c) GDPR.
The information whether the provision of personal data is a statutory or contractual requirement or requirement necessary to enter into a contract
The provision of personal data to the Controller is a contractual requirement (pre-contractual relations), which is necessary for inclusion in the hiring process for the respective job position.
The information whether the data subject is obliged to provide the personal data and of the possible consequences of failure to provide such data
The data subject is not obliged to provide personal data to the Controller. In case of failure to provide personal data, it will not be possible to include the data subject among the applicants for the respective job position of the Controller.
Automated decision-making, including profiling
The automated decision-making including profiling, in accordance with Article 22 of the GDPR, is not carried out.
II. Processing of personal data in connection with your inclusion in the Deutsche Telekom communities
What personal data do we process
We process the following categories of personal data of you as a data subject:
- identification data and contact data (such as first and last name, e-mail address, telephone number),
- professional profile of the person on selected social networks LinkedIn, Facebook (such as profile name, geographical location of the person, current working position of the person and professional focus of the person),
- data on education,
- data on professional history,
- data on experience and skills in relation to the respective job positions or professional profile of the person,
- other data necessary for the realization of the job offer by the Controller,
- other data necessary for the performance of the hiring process for the relevant job position.
We process your personal data in the context of your inclusion in the Deutsche Telekom communities in the following cases
a) Inclusion into the Deutsche Telekom communities
Based on your prior consent, we will include you in selected Deutsche Telekom communities, which bring together people with a specific professional focus and/or specific professional goals.
Within the Deutsche Telekom community, we process personal data regarding your identification and contact data, geographic location, work history and job positions, your professional focus, data on experience and skills in relation to the respective job positions or your professional profile.
b) Sending information related to the activity of Deutsche Telekom communities in the form of e-mail notifications
If, based on your prior consent, we have included you in the selected Deutsche Telekom communities, we will send you the information regarding the activities of these communities from time to time.
In this context, we process personal data regarding your identification and contact data, geographic location, work history and job positions, your professional focus, data on experience and skills in relation to the respective job positions or your professional profile.
If you do not agree with the sending of e-mail notifications regarding the relevant Deutsche Telekom community, you can unsubscribe from the relevant e-mail notifications by clicking on the "unsubscribe" link located at the bottom of the respective email notification, or by sending of this request to the e-mail address listed in the section "Contact details of the Data protection officer of the Controller" above in this Data privacy information.
Purpose and legal basis of processing
We process the personal data within the purpose of Keeping records of job applicants. Personal data is processed on the legal basis of your consent in accordance with Article 6 section 1 letter a) of GDPR.
Storage period of your personal data
Personal data are processed for the period of given consent, that means for a period of 24 months from granting the consent, or until your consent withdrawal. In the event that you apply for several job positions in a row, and you give us consent to be included in the community in this context, the validity period of the previously granted consent will be extended by another 24 months in accordance with this last granted consent.
You can withdraw your consent with the inclusion to the Deutsche Telekom communities (or any of the communities) at any time, by sending this request to the e-mail address listed in the section "Contact details of the Data protection officer of the Controller" above in this Data privacy information. By revoking your consent, you will also unsubscribe from e-mail notifications that are linked to the relevant Deutsche Telekom communities.
The recipients of personal data
The recipients of personal data are the member companies of the SmartRecruiters Gmbh group and their subcontractors (including companies from MailGun group), as well as other recipients LinkedIn, HireVue Inc. Mailgun powers the email functionality between candidates and the Deutsche Telekom companies.
The transfer of personal data to a third country or international organization
In the context of the processing, the contact personal data may be accessed by the company MailGun, San Antonio, United States of America due to the performance of necessary technical support.
An adequate level of protection of your personal data processed in a third country is ensured by the adoption of adequate protection guarantees through the conclusion of standard data protection clauses in accordance with Article 46 section 1 letter c) GDPR.
The information whether the provision of personal data is a statutory or contractual requirement or requirement necessary to enter into a contract
The provision of personal data to the Controller is a requirement that is necessary for inclusion in the list of job applicants at the Controller – i. e. into selected Deutsche Telekom communities.
The information whether the data subject is obliged to provide the personal data and of the possible consequences of failure to provide such data
The provision of personal data to the Controller is a requirement that is necessary for inclusion in the list of applicants i. e. into selected Deutsche Telekom communities. The data subject is not obliged to provide personal data to the Controller. In case of failure to provide personal data, it will not be possible to include the data subject among job applicants of the Controller and into selected Deutsche Telekom communities.
Automated decision-making, including profiling
The automated decision-making including profiling, in accordance with Article 22 of the GDPR, is not carried out.
III. Processing of personal data in connection with the creation of your employee account in the Smart recruiters system
What personal data do we process
When you use your employee account in the SmartRecruiters system, we process the following categories of personal data of you as a data subject:
- identification data (name, surname),
- working e-mail,
- other contact data (work address, work telephone number), if you inserted it into system voluntarily
- your photo, if you inserted it into system voluntarily,
- login data to the SmartRecruiters system.
Purpose and legal basis of processing
We process your personal data within the purpose of Realization of hiring procedures on the legal basis of the legitimate interest of the Controller in accordance with Article 6 section 1 letter f) of GDPR.
The legitimate interest of the Controller is the interest in creating and operating employee accounts in the SmartRecruiters system with the aim of making available to employees of Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia the opportunity to apply for selected job positions or possibility to refer third persons for job positions.
Storage period of your personal data
Your personal data are processed in the SmartRecruiters system for the duration of the existence of your employee account in the Smart Recruiters system, but no longer than for the period of your employment relationship with Deutsche Telekom IT Solutions Slovakia.
The recipients of personal data
The recipients of personal data are the member companies of the SmartRecruiters Gmbh group and their subcontractors (including companies from MailGun group), as well as other recipients LinkedIn, HireVue Inc., recruitment agencies (in case of recommendation of potential candidates). Mailgun powers the email functionality between candidates and the Deutsche Telekom companies.
The transfer of personal data to a third country or international organization
In the context of the processing, the contact personal data may be accessed by the company MailGun, San Antonio, United States of America due to the performance of necessary technical support. An adequate level of protection of your personal data processed in a third country is ensured by the adoption of adequate protection guarantees through the conclusion of standard data protection clauses in accordance with Article 46 section 1 letter c) GDPR.
The information whether the provision of personal data is a statutory or contractual requirement or requirement necessary to enter into a contract
The Controller obtains the identification personal data and e-mail from its other processing purposes. The provision of other personal data (other contact data, photo) to the Controller is not a contractual requirement.
The information whether the data subject is obliged to provide the personal data and of the possible consequences of failure to provide such data
The data subject is not obliged to provide personal data to the Controller. The Controller obtains the identification personal data and e-mail from its other processing purposes. In case of failure to provide additional personal data (other contact information, photo) by the data subject, the given personal data will not be uploaded to the SmartRecruiters system.
Automated decision-making, including profiling
The automated decision-making including profiling, in accordance with Article 22 of the GDPR, is not carried out.